식탁 위 종이 더미를, 다음에 찾을 파일로 바꾸기

버리기 전에 한 번 더 펼치는 종이들

택배 상자에서 꺼낸 보증 안내와 행사에서 받은 종이가 식탁 한쪽에 쌓여 있어요. 당장은 필요 없지만 나중에 찾을 것 같아 다시 같은 곳에 놓게 되죠. 일요일 오후, 이번 주에 들어온 종이만 한 번 살펴보는 시간을 떠올려봐요.

iX1300 옆에 두 자리를 만들어요. 하나는 파일로도 남길 종이, 다른 하나는 원본을 따로 보관할 종이예요. 스캐너를 켜기 전에 무엇을 남길지 정하면 종이 더미 전체를 옮기는 일보다 시작할 범위가 작아져요.

AI로 그린 그림이에요. 실제 제품과 다를 수 있어요.

다른 종이는 다른 길로 들어가요

공식 안내에는 여러 장을 넣는 U-turn Scan과 앞쪽에서 한 장씩 넣는 Return Scan이 있어요. 일반 문서 묶음과 두꺼운 문서·사진을 같은 경로로 처리한다고 생각하지 않아요. 사진은 앞쪽 경로를 쓰라는 제조사 안내도 함께 살펴요.

처음에는 양면 문서 한 장으로 시험해요. 내 컴퓨터의 ScanSnap Home에서 저장 위치를 정하고, 스캔한 파일의 앞뒤가 다 들어왔는지 열어봐요. 빠르게 지나간 종이가 곧 제대로 보관된 자료라는 뜻은 아니기 때문이에요.

문제가 없다면 같은 종류의 문서를 이어서 넣어요. 너무 많은 설정을 한 번에 정하기보다 이번 작업의 파일 형식과 폴더부터 맞춰요. PC·Mac의 USB 또는 Wi-Fi 연결과 모바일의 이용 방식은 공식 지원 환경에 따라 골라요.

RICOH ScanSnap iX1300 공식 기능·급지 방식·연결

RICOH iX1300 공식 데이터시트

다음에 찾는 사람이 기억할 이름

파일 이름에는 날짜만 적기보다 “공기청정기 보증 안내”처럼 찾을 때 떠올릴 말을 넣어봐요. 같은 종류의 종이가 쌓이면 그때 폴더를 나눠도 좋아요. 처음부터 완벽한 분류표를 만드는 것이 이번 오후의 목표는 아니에요.

마지막에는 파일을 몇 개 다시 열고 원본과 페이지 수를 대조해요. 중요한 자료는 다른 보관처에도 사본을 남겨요. 나중에 물건의 설명이 필요할 때 서랍을 모두 뒤지는 대신 한 파일을 펼칠 수 있다면, 종이를 처리한 뒤에도 쓰임이 이어지는 거예요.